Bạn định nghĩa thế nào về “mạng nội bộ hiện đại”? Khá đơn giản.

Không khó để tung hô các vai trò và lợi ích của mạng xã hội doanh nghiệp nhưng nhìn chung một mạng xã hội nội bộ hiệu quả cần thực hiện tốt 3 chức năng chính.

Mạng nội bộ hiện đại là một hệ thống thông minh có tính tương tác cao và chuyên sâu vào 3 chức năng chính được nhân viên quan tâm nhất:

1. Thông tin và truyền thông: các luồng thông tin chính thức của công ty từ bộ phận nhân sự, ban truyền thông và các cấp quản lý.
2. Công cụ tìm kiếm: cá nhân, chuyên viên, thông tin, kiến thức và ý tưởng giúp nâng cao hiệu quả công việc.
3. Hỗ trợ công việc: dự án và tiến độ công việc tác động trực tiếp đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quá trình sản xuất sản phẩm, và chất lượng phục vụ khách hàng.

Mạng xã hội nội bộ hiện đại là trung tâm truyền thông có tính tương tác cao

Nó thực sự rất đơn giản. Một số doanh nghiệp thường thiết kế mạng xã hội theo cách riêng của họ và thêm nhiều tính năng phức tạp. Trong khi bạn có thể xóa bớt các công cụ phức tạp như: crowd-sourcing, quản trị tài năng và hiệu quả hoạt động. Mạng xã hội nội bộ hiện đại cần là một hệ thống hội tụ 3 chức năng trên, sử dụng thân thiện, dễ dàng, tính tương tác cao. Nó là một hệ thống thực sự thể hiện được tầm nhìn và hứa hẹn trở thành một trung tâm truyền thông tương tác thực sự của doanh nghiệp.

Tôi muốn mọi thứ được thực hiện dễ dàng

Tôi muốn tất cả mọi thứ trên mạng nội bộ hiện đại được thực hiện dễ dàng, trên từng trang, từng thiết bị. Không phải vì lười mà đơn giản là vì tốc độ phát triển của doanh nghiệp và quy mô, khối lượng thông tin bên trong và ngoài doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Khi nghĩ đến mạng nội bộ và vai trò của nó đại diện cho cả doanh nghiệp thì bạn sẽ bắt đầu xem xét mạng nội bộ di động hiện đại với những yếu tố sau:

• Thể hiện văn hóa công ty
• Đại diện thương hiệu công ty
• Cách thức để liên kết và xây dựng cộng đồng
• Cách thức để sắp xếp và giải quyết các công việc của bộ phận phân phối và dịch vụ khách hàng
• Trung tâm truyền thông và liên kết
• Trung tâm điều phối công việc

Để xây dựng thành công một mạng xã hội hiện đại, việc liệt kê ra những điều bạn không muốn sẽ hay hơn là “làm theo” những điều tôi đã trình bày ở trên.

Tôi không muốn…

• Mạng nội bộ doanh nghiệp là một từ điển “sáo rỗng”, nơi mọi người không thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Một mạng nội bộ không thể kết nối với các hệ thống tôi cần trong công việc. Tôi không muốn nó chỉ đơn thuần là một công cụ bổ sung cho các công cụ khác như wiki, SharePoint, Dropbox, web meetings, IMS…
• Chỉ đơn giản là điền ‘form” và “submit” tài liệu
• Là một nơi tôi phải tìm chuyên gia hướng dẫn và nguồn khác để tìm kiếm thông tin
• Mạng nội bộ tôi không thể cập nhật trên điện thoại
• Là một công cụ chỉ cho tôi viết microblog tối đa 140 kí tự
• “Facebook cho doanh nghiệp” với chuỗi các hoạt động đơn lẻ hơn là email inbox.
• Trang chủ của mạng nội bộ doanh nghiệp tràn ngập các thông tin như trang chủ website công ty.

Tôi muốn…

• Kết nối, liên kết, chia sẻ và học hỏi từ đồng nghiệp mọi nơi từ bất kì thiết bị kết nối nào
• Hỗ trợ xem video blog và có thể làm việc trên điện thoại, máy tính bảng
• Lọc những thông tin không quan trọng và subscribe các topic tôi quan tâm nhất-  người, vị trí, nội dung có liên quan nhất đến tôi và những công việc tôi làm.
• Đặt câu hỏi và có thể nhận được phản hồi nhanh chóng để hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất
• Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tôi tự đặt ra, con người, vị trí, nội dung có liên quan đến tôi nhất.
• Tiếp nhận các đề nghị, đóng góp một cách thông minh để tôi nhanh chóng nắm bắt, khám phá thông tin
• Dễ dàng trao đổi thông tin với các thành viên trong từng nhóm thay vì phải email cho họ
• Theo dõi tiến độ công việc, các quyết định và nắm bắt tình hình công việc ngay khi tìm kiếm thông tin về nó.
• Hệ thống kiểm tra, thống kê quy mô tiếp cận và nội dung tôi đang trao đổi. Thống kê các chỉ số KPIs trên dashboard cá nhân để dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc.

Trải nghiệm của người sử dụng  phụ thuộc vào cá nhân và mạng xã hội họ sử dụng

Người sử dụng muốn có những trải nghiệm thực tế, dễ dàng, và mang tính “cá nhân hóa”. Chính xác là tôi muốn mọi thứ được thực hiện đơn giản, dễ dàng vì mọi người đều rất bận rộn với công việc. Những trở ngại và phức tạp của các quy định mạng nội bộ thực sự kìm hãm nó trở thành một phương tiện truyền thông và liên kết hiệu quả.  Người sử dụng không quan tâm các tính năng của mạng nội bộ tuyệt vời như thế nào, họ chỉ quan tâm nó sẽ giúp ích gì cho hiệu quả công việc của họ được tốt hơn, giúp họ sáng tạo, cải tiến, bán hàng, phục vụ khách hàng tốt hơn. Hoạt động kinh doanh khá phức tạp và luôn thay đổi nhanh chóng do đó thông tin không thể chia sẻ hiệu quả thông qua các kênh như website, các công cụ microblog có tính năng tương tự Facebook . Trải nghiệm của người sử dụng phụ thuộc vào từng cá nhân và mạng xã hội của doanh nghiệp đó.